A compter du 1er août 2011, les employeurs de salariés relevant du régime général de sécurité sociale et du régime social agricole verront leur démarche administrative simplifiée lors de l’embauche d’un salarié.

En effet, ledécret du 16 juin 2011, fusionne deux dispositifs : la déclaration préalable à l’embauche et la déclaration unique d’embauche (DUE) au sein d’une seule déclaration préalable à l’embauche rénovée.

Cette nouvelle mesure permettra à l’employeur d’accomplir en une formalité les six déclarations suivantes :

• l’immatriculation de l’employeur au régime général de la sécurité sociale, s’il s’agit d’un salarié non agricole ;
• l’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie ou, s’il s’agit d’un salarié agricole, à la caisse de mutualité sociale agricole ;
• l’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage ;
• la demande d’adhésion à un service de santé au travail, s’il s’agit d’un salarié non agricole ;
• la demande d’examen médical d’embauche ;
• la déclaration destinée à l’affiliation des salariés agricoles aux institutions de retraite et de prévoyance complémentaires.

La déclaration préalable à l’embauche est adressée par l’employeur :

• Soit à l’organisme de recouvrement des cotisations du régime général de sécurité sociale dans le ressort territorial duquel est situé l’établissement devant employer le salarié ;
• Soit, s’il s’agit d’un salarié relevant du régime de la protection sociale agricole, à la caisse de mutualité sociale agricole du lieu de travail de ce salarié.

Elle doit être adressée au plus tôt dans les huit jours précédant la date prévisible de l’embauche.

L’article R1221-5 du code du travail prévoit le mode de transmission de la déclaration : par voie électronique ou au moyen d’un formulaire [1] par télécopie ou par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

Lorsqu’il est transmis par télécopie, l’employeur conserve l’avis de réception émis par l’appareil et le document qu’il a transmis jusqu’à réception du document prévu à l’article R1221-7 du code du travail [2].

Lorsqu’il est transmis par lettre recommandée avec avis de réception, celle-ci est envoyée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche, le cachet de la poste faisant foi. L’employeur conserve un double de la lettre et le récépissé postal jusqu’à réception du document prévu à l’article R1221-7.

Lorsque la déclaration est effectuée par voie électronique par un employeur relevant du régime général de sécurité sociale préalablement inscrit à un service d’authentification, la formalité est réputée accomplie au moyen :

• de la fourniture du numéro d’identification de l’établissement employeur ;
• du numéro national d’identification du salarié s’il est déjà immatriculé à la sécurité sociale et s’il a déjà fait l’objet d’une déclaration préalable à l’embauche dans un délai fixé par arrêté ;
• la date et heure d’embauche ;
• la nature, durée du contrat ainsi que durée de la période d’essai éventuelle pour les contrats à durée indéterminée et les contrats à durée déterminée dont le terme ou la durée minimale excède 6 mois.

L’indisponibilité de l’un des moyens de transmission mentionnés ci-dessus n’exonère pas l’employeur de son obligation de déclaration par l’un des autres moyens.