L’article 5 de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association prévoit que "les modifications et changements (relatifs aux statuts et à l’administration de l’association) seront consignés sur un registre spécial qui devra être présenté aux autorités administratives ou judiciaires chaque fois qu’elle en fera la demande". Le registre spécial doit être conservé indéfiniment au siège de l’association.

Doivent y figurer les mentions suivantes :

• les changements de personnes chargées de l’administration ou de la direction,
• les nouveaux établissements fondés,
• le changement d’adresse du siège social,
• les acquisitions ou aliénations du local destiné à l’administration et à la réunion de ses membres,
• les modifications apportées aux statuts,
• les dates des récépissés délivrés par la préfecture ou sous-préfecture lors du dépôt des déclarations modificatives.

La mise à jour des informations s’effectue de façon manuscrite sans ratures ni rajouts et peut être effectuée par une personne désignée par les statuts ou le règlement intérieur.

Le non respect de cette formalité peut entraîner des sanctions administratives (dissolution) ou pénales (amende de 1500 euros doublée en cas de récidive) prononcée par l’autorité administrative.

Récemment, une question a été posée au ministre de l’éducation nationale, de la jeunesse et de la vie associative tendant à la suppression des obligations découlant du registre spécial. Selon le ministre cette suppression n’est pas envisageable "sans nuire à la transparence du fonctionnement de l’association et à la sécurité juridique des actes de l’organisme". Il conseille aux associations de consulter "Le guide juridique et fiscal mis en ligne sur le portail gouvernemental (www.associations.gouv.fr) qui explicite cette obligation, de même que le guide pratique de l’association diffusé par le ministère chargé de la vie associative".
De même il les oriente vers les délégués départementaux de la vie associative et les centres de ressources et d’information des bénévoles.

Il est intéressant de constater que le ministre affirme que le registre spécial permet aux adhérents de suivre la vie statutaire de l’association. Or la loi 1901 ne prévoit pas l’accès aux adhérents mais uniquement aux autorités administratives ou judiciaires. Erreur ou élargissement des possibilités de consultation aux adhérents ?

Par ailleurs, il faut savoir que dans le cadre de la proposition relative à la simplification du droit et à l’allègement des démarches administratives (actuellement en discussion à l’assemblée nationale), une étude d’impact sera réalisée pour savoir comment la dématérialisation pourrait permettre cette simplification pour les dirigeants associatifs.